TỔNG CÔNG TY GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP VIETTEL

 

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ - THƯ VIỆN SỐ

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

 

Mã hiệu dự án:  

Mã hiệu tài liệu: 

 

 

 

  

Hà Nội, 2025



 

  1. GIỚI THIỆU

    1. Mục đích và ý nghĩa của tài liệu

Tài liệu này được xây dựng nhằm hướng dẫn người dùng hiểu và sử dụng được các chức năng của hệ thống Thư viện tài liệu số

  1. Phạm vi áp dụng

  • Phạm vi áp dụng của tài liệu: Tài liệu này áp dụng cho Thư viện tài liệu số 

  • Đối tượng sử dụng tài liệu: 

  • Cán bộ hệ thống không cần tài khoản

  • Cán bộ đơn vị

  • Các thuật ngữ và từ viết tắt

Thuật ngữ

Định nghĩa

Ghi chú

CNTT

Công nghệ thông tin 

 

CSKH

Chăm sóc khách hàng

 

 

  1. Cấu trúc tài liệu

Tài liệu này bao gồm 3 phần được bố trí như sau:

Phần 1: Giới thiệu mục đích ý nghĩa của tài liệu, phạm vi áp dụng, các thuật ngữ và cấu trúc tài liệu, đối tượng sử dụng.

Phần 2: Tổng quan về sản phẩm

Phần 3: Hướng dẫn sử dụng cho cán bộ dùng hệ thống Thư viện số

  1. TỔNG QUAN VỀ SẢN PHẨM

    1. Tổng quan về sản phẩm

  • Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) hỗ trợ cán bộ xử lý, lưu trữ và tra cứu tài liệu trong Thư viện tài liệu số mọi lúc, mọi nơi với tốc độ nhanh, hiệu quả và tiện lợi, đồng thời nâng cao khả năng tiếp cận thông tin một cách nhanh chóng và tối ưu. Ứng dụng này còn là công cụ hữu hiệu giúp nhà quản lý cập nhật, theo dõi và khai thác thông tin liên quan đến các tài liệu một cách hiệu quả.. 

  • Đối với Thư viện tài liệu số:

+ Phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật.

+ Phải đảm bảo cho việc chính xác, nhanh chóng thông tin cấp sở đưa xuống các cấp dưới.

+ Trao đổi thông tin dễ dàng các cấp

  1. Đầu mối hỗ trợ, Hướng dẫn sử dụng

Trong quá trình thực hiện, các vấn đề về thao tác liên quan đến sản phẩm/ứng dụng, người dùng liên hệ đến đầu mối sau:

- Trung tâm CSKH – Viettel

- Điện thoại: 19008098-nhánh 2

- Email: cskh_gpdn@viettel.com.vn

  1. Các nội dung khác

  • Đối với những nội dung bắt buộc nhập liệu được biểu hiện bằng ký hiệu dấu (*).

  • Yêu cầu tối thiểu đối với người sử dụng: Người sử dụng phải biết sử dụng máy tính, điện thoại,  hiểu được quy trình nghiệp vụ, các tính năng của phần mềm

  1. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ VIỆN TÀI LIỆU SỐ

    1. Trang chủ

  • Truy cập không cần tài khoản

Bước 1: Vào web > chọn Thư viện tài liệu số

Bước 2: Hệ thống chuyển hướng đến màn hình trang chủ của Thư viện số

  • Truy cập bằng tài khoản

Bước 1: Vào web > Nhấn nút Đăng nhập. Hiển thị màn hình đăng nhập > nhập tài khoản/mật khẩu > nhấn Đăng nhập để Đăng nhập thành công vào hệ thống

Bước 2: Chọn module Thư viện tài liệu số > Hệ thống chuyển hướng đến màn hình trang chủ của Thư viện số

 

  1. Văn bản công khai

    1. Xem danh sách văn bản 

 

Màn hình trang chủ hiển thị danh sách tất cả văn bản công khai đã kiểm duyệt trên hệ thống

 

Cán bộ có thể chọn thư mục khác để xem văn bản thuộc thư mục đó

 

  • Danh sách văn bản theo thư mục

  • Lưu ý: 

  • Chỉ hiển thị các văn bản ở trạng thái Đã kiểm duyệt và thuộc những thư mục có tích chọn ‘Hiển thị’.

  1. Tìm kiếm

  • Tìm kiếm nhanh

Bước 1: Tại màn danh sách văn bản, đến vùng tìm kiếm, giao diện bộ lọc hiển thị như hình

Bước 2: Nhập điều kiện tìm kiếm > nhấn icon tìm hoặc enter để thực hiện tìm kiếm

  • Tìm kiếm nâng cao

Bước 1: Tại màn tìm kiếm > nhấn “Tìm kiếm nâng cao” 


 

Bước 2: Hiển thị màn tìm kiếm nâng cao > cán bộ chọn điều kiện lọc

  • Ngày/Năm ban hành: Chạm vào biểu tượng lịch để chọn ngày/năm ban hành văn bản.

  • Cơ quan ban hành: Chọn cơ quan ban hành từ danh sách thả xuống

  • Loại văn bản:  Lựa chọn lĩnh vực cần tìm 

  • Tình trạng hiệu lực: Chọn trạng thái văn bản (còn hiệu lực, hết hiệu lực...).

Lưu ý: Cán bộ có thể kết hợp tìm kiếm nhanh, tìm kiếm bằng giọng nói và tìm kiếm nâng cao với nhau

Bước 3: Sau khi chọn xong, nhấn nút Tìm kiếm để thực hiện tìm kiếm.

Bước 4: Nếu muốn xóa toàn bộ lựa chọn và bắt đầu lại, nhấn Xóa bộ lọc sau đó nhấn Tìm kiếm

  • Tìm kiếm bằng giọng nói: Cán bộ nhấn icon mic, thu giọng nói rồi nhấn Tìm kiếm để thực hiện tìm kiếm nhanh

  1. Xem chi tiết văn bản

Bước 1: Trên màn hình danh sách văn bản, chọn 1 văn bản để xem thông tin chi tiết 

 

  • Hiển thị màn hình chi tiết văn bản gồm các tab Thông tin chi tiết, Thuộc tính, Văn bản liên quan, Tải về

 

  • Thông tin chi tiết: Hiển thị danh sách các file văn bản

  • Thuộc tính: Hiển thị các thuộc tính của văn bản như Số ký hiệu, Loại văn bản, Lĩnh vực, Cơ quan ban hành, Ngày đăng, Người ký, Ngày có/hết hiệu lực, Ngày/Năm ban hành, Trạng thái

  • Văn bản liên quan: Hiển thị danh sách các văn bản liên quan, cán bộ có thể nhấn vào văn bản liên quan bất kì để xem chi tiết văn bản đó

  • Tải về: Hiển thị danh sách các file văn bản để cán bộ tải về

  1. Nghe văn bản( text to speech)

Bước 1: Tại màn chi tiết văn bản, nhấn vào biểu tượng “Phát” để hệ thống bắt đầu đọc toàn bộ nội dung văn bản

Bước 4: Nhấn icon để tạm dừng nghe, kéo thanh thời gian để tua đến đoạn thời gian muốn nghe

Bước 5: Nhấn vào giọng đọc để chọn giọng đọc theo nhu cầu cá nhân

  • Cán bộ có thể tua/ lùi 10s, thay đổi tốc độ đọc của văn bản

  1. Văn bản đơn vị

    1. Xem danh sách văn bản đơn vị

Lưu ý: Chỉ cán bộ thuộc đúng đơn vị mới được xem danh sách văn bản của đơn vị đó; tài khoản ngoài đơn vị sẽ không thể nhìn thấy các văn bản này

Bước 1: Cán bộ đơn vị đã đăng nhập vào hệ thống > trên màn hình trang chủ Thư viện số > Chọn mục Văn bản đơn vị

 

  • Màn hình hiển thị danh sách văn bản đơn vị của cán bộ tương ứng

  • Lưu ý: 

  • Chỉ hiển thị các văn bản ở trạng thái Đã kiểm duyệt và thuộc những thư mục có tích chọn ‘Hiển thị

  1. Tìm kiếm

  • Tìm kiếm nhanh

Bước 1: Tại màn danh sách văn bản, đến vùng tìm kiếm, giao diện bộ lọc hiển thị như hình

Bước 2: Nhập điều kiện tìm kiếm > nhấn icon tìm hoặc enter để thực hiện tìm kiếm

  • Tìm kiếm nâng cao

Bước 1: Tại màn tìm kiếm > nhấn “Tìm kiếm nâng cao” 

Bước 2: Hiển thị màn tìm kiếm nâng cao > cán bộ chọn điều kiện lọc

  • Ngày/Năm ban hành: Chạm vào biểu tượng lịch để chọn ngày/năm ban hành văn bản.

  • Cơ quan ban hành: Chọn cơ quan ban hành từ danh sách thả xuống

  • Loại văn bản:  Lựa chọn lĩnh vực cần tìm 

  • Tình trạng hiệu lực: Chọn trạng thái văn bản (còn hiệu lực, hết hiệu lực...).

Lưu ý: Cán bộ có thể kết hợp tìm kiếm nhanh, tìm kiếm bằng giọng nói và tìm kiếm nâng cao với nhau

Bước 3: Sau khi chọn xong, nhấn nút Tìm kiếm để thực hiện tìm kiếm.

Bước 4: Nếu muốn xóa toàn bộ lựa chọn và bắt đầu lại, nhấn Xóa bộ lọc sau đó nhấn Tìm kiếm

  • Tìm kiếm bằng giọng nói: Cán bộ nhấn icon mic, thu giọng nói rồi nhấn Tìm kiếm để thực hiện tìm kiếm nhanh

  1. Xem chi tiết câu hỏi

Bước 1: Trên màn hình danh sách văn bản đơn vị, chọn 1 văn bản để xem thông tin chi tiết 

  • Hiển thị màn hình chi tiết văn bản gồm các tab Thông tin chi tiết, Thuộc tính, Văn bản liên quan, Tải về

 

  • Thông tin chi tiết: Hiển thị danh sách các file văn bản

  • Thuộc tính: Hiển thị các thuộc tính của văn bản như Số ký hiệu, Loại văn bản, Lĩnh vực, Cơ quan ban hành, Ngày đăng, Người ký, Ngày có/hết hiệu lực, Ngày/Năm ban hành, Trạng thái

  • Văn bản liên quan: Hiển thị danh sách các văn bản liên quan, cán bộ có thể nhấn vào văn bản liên quan bất kì để xem chi tiết văn bản đó

  • Tải về: Hiển thị danh sách các file văn bản để cán bộ tải về

  1. Nghe văn bản( text to speech)

Bước 1: Tại màn chi tiết văn bản, nhấn vào biểu tượng “Phát” để hệ thống bắt đầu đọc toàn bộ nội dung văn bản

Bước 4: Nhấn icon để tạm dừng nghe, kéo thanh thời gian để tua đến đoạn thời gian muốn nghe

Bước 5: Nhấn vào giọng đọc để chọn giọng đọc theo nhu cầu cá nhân

  • Cán bộ có thể tua/ lùi 10s, thay đổi tốc độ đọc của văn bản

  1. Sách điện tử

Trên màn hình trang chủ Thư viện số > chọn mục Sách điện tử

  1. Xem chi tiết sách điện tử

Bước 1: Trên màn sách điện tử > cán bộ chọn vào 1 sách muốn xem chi tiết

  • Hiển thị màn hình chi tiết Sách điện tử, cán bộ có thể thực hiện phóng to, thu nhỏ, tải sách,...

  1. Tìm kiếm

  • Tìm kiếm nhanh

Bước 1: Tại màn danh sách Sách điện tử, đến vùng tìm kiếm, giao diện bộ lọc hiển thị như hình

Bước 2: Nhập điều kiện tìm kiếm > nhấn icon tìm hoặc enter để thực hiện tìm kiếm

  • Tìm kiếm nâng cao

Bước 1: Tại màn tìm kiếm > nhấn “Tìm kiếm nâng cao” 

Bước 2: Hiển thị màn tìm kiếm nâng cao > cán bộ chọn điều kiện lọc

  • Ngày xuất bản: Chạm vào biểu tượng lịch để chọn ngày xuất bản sách

  • Năm xuất bản: Chạm vào biểu tượng lịch để chọn năm xuất bản sách

  • Tác giả:  Nhập tác giả muốn tìm

  • Chuyên mục: Chọn chuyên mục sách cần tìm

Lưu ý: Cán bộ có thể kết hợp tìm kiếm nhanh, tìm kiếm bằng giọng nói và tìm kiếm nâng cao với nhau

Bước 3: Sau khi chọn xong, nhấn nút Tìm kiếm để thực hiện tìm kiếm.

Bước 4: Nếu muốn xóa toàn bộ lựa chọn và bắt đầu lại, nhấn Xóa bộ lọc sau đó nhấn Tìm kiếm

  • Tìm kiếm bằng giọng nói: Cán bộ nhấn icon mic, thu giọng nói rồi nhấn Tìm kiếm để thực hiện tìm kiếm nhanh

  1. Yêu thích văn bản/Sách điện tử

  • Yêu thích/Bỏ yêu thích văn bản

  • Lưu ý: Chức năng yêu thích/bỏ yêu thích văn bản đơn vị/văn bản công khai/sách điện tử giống nhau

Bước 1: Trên màn hình danh sách văn bản công khai/đơn vị/sách điện tử > Cán bộ di chuột đến văn bản muốn yêu thích > nhấn biểu tượng Yêu thích  

Bước 2: Nhấn Yêu thích văn bản/sách trên màn hình xác nhận để yêu thích văn bản/sách thành công, văn bản/sách đã yêu thích sẽ được ghim lên đầu trang 

  • Xem danh sách văn bản/sách đã yêu thích

Bước 1: Khi cán bộ đã yêu thích từ 2 văn bản/sách trở lên > nhấn vào biểu tượng ở phần văn bản/sách đang ghim để mở màn danh sách văn bản đã yêu thích

  • Tìm kiếm văn bản/sách đã yêu thích: Cán bộ nhập điều kiện tìm kiếm > nhấn enter/icon tìm kiếm để thực hiện tìm kiếm văn bản

  • Bỏ yêu thích văn bản/sách

Bước 1: Cán bộ di chuột vào văn bản/sách muốn bỏ yêu thích > nhấn biểu tượng

Bước 2: Nhấn Bỏ yêu thích văn bản/sách trên màn hình xác nhận để bỏ yêu thích văn bản/sách thành công, văn bản sẽ được ẩn khỏi danh sách văn bản đã yêu thích

  1. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ VIỆN TÀI LIỆU GIẤY

    1. Tra cứu 

Bước 1: Chọn menu Tra cứu

Bước 2: Hiển thị màn hình trang tra cứu thư viện

  1. Tìm kiếm sách

Bước 1: Tại trang chủ tra cứu, đến vùng tìm kiếm

Bước 2: Nhập/chọn thông tin tìm kiếm tại trang chủ tra cứu > Nhấn nút Tìm kiếm

Bước 3: Hiển thị kết quả khớp với điều kiện đã nhập

  1. Xem chi tiết sách mới nhất

Bước 1: Tại trang chủ tra cứu, đến vùng Sách mới nhất

Bước 2: Nhấn vào một bản ghi tại danh sách

Bước 3: Hiển thị chi tiết sách

  1. Xem chi tiết sách được mượn nhiều nhất

Bước 1: Tại trang chủ tra cứu, đến vùng Sách được mượn nhiều nhất

Bước 2: Nhấn vào một bản ghi tại danh sách

Bước 3: Hiển thị chi tiết sách mượn nhiều nhất

  1. Xem danh sách tất cả sách của một chủ đề

Bước 1: Tại trang chủ tra cứu, nhấn “Xem tất cả” tại chủ đề mong muốn

Bước 2: Hiển thị danh sách tất cả sách của chủ đề đó

  1. Xem chi tiết sách

Bước 1: Tại trang chủ tra cứu, nhấn chọn một sách muốn xem chi tiết

Bước 2: Hệ thống hiển thị thông tin sách

Hành động:

+ Xem MARC: Hiển thị thông tin sách theo dạng MARC

+ Tạo phiếu mượn sách: Thêm mới phiếu mượn với sách đang xem chi tiết

  1. Tạo phiếu mượn sách khi đang xem chi tiết sách

Bước 1: Tại màn xem chi tiết sách, nhấn vào nút Tạo phiếu mượn sách

Bước 2: Nhập/chọn đầy đủ các trường bắt buộc (là các trường có dấu *) > Nhấn Lưu để thêm mới phiếu mượn thành công

 

  1. PHỤ LỤC

    1. Câu hỏi thường gặp

Câu 1: Vì sao tôi không nhìn thấy một số văn bản trong danh sách?

Trả lời: 

  • Chỉ hiển thị văn bản Đã kiểm duyệt và thuộc các thư mục có tích chọn “Hiển thị”.

  •  Nếu văn bản chưa được kiểm duyệt hoặc thư mục bị tắt hiển thị thì văn bản sẽ không xuất hiện

Câu 2: Tôi là cán bộ đơn vị, vì sao không xem được “Văn bản đơn vị”?

Trả lời: 

  • Danh sách Văn bản đơn vị chỉ hiển thị cho cán bộ thuộc đúng đơn vị đó.

  • Tài khoản ngoài đơn vị không được phép truy cập danh sách văn bản này

Câu 3: Vì sao các văn bản yêu thích của tôi không hiển thị?

Trả lời: 

  • Chỉ khi bạn đã yêu thích từ 2 văn bản trở lên, danh sách “Văn bản yêu thích” mới xuất hiện khi nhấn vào biểu tượng ghim

Câu 4: Vì sao không nghe được văn bản?

Trả lời: 

  • Văn bản phải có nội dung để hệ thống đọc

  • Trình duyệt đã bật quyền âm thanh

Câu 5: Kết quả tìm kiếm không đúng với từ khóa nhập vào?

Trả lời: có thể do:

  • Từ khóa sai chính tả

  • Lọc nâng cao (năm xuất bản, tác giả, chuyên mục) đang bị giới hạn

  • Sách không thuộc chuyên mục đang xem

  1. Các tình huống/các lỗi thường gặp

Tình huống 1: Không đăng nhập được vào hệ thống

  • Nguyên nhân:

  • Sai tài khoản/mật khẩu

  • Tài khoản bị khóa

  • Kết nối mạng không ổn định

  • Cách xử lý:

  • Kiểm tra lại thông tin đăng nhập

  • Nhấn xem mật khẩu để nhập chính xác

  • Liên hệ quản trị nếu tài khoản bị khoá

Tình huống 2: Không load được danh sách văn bản

  • Nguyên nhân:

  • Mạng chậm

  • Dữ liệu quá lớn

  • Bộ lọc đang lọc không có kết quả

  • Cách xử lý:

  • Làm mới trang

  • Xóa bộ lọc và tìm lại

  • Kiểm tra kết nối mạng

Tình huống 3: Không tìm kiếm được bằng giọng nói

  • Nguyên nhân:

  • Trình duyệt chưa cấp quyền Micro

  • Thiết bị không hỗ trợ thu âm

  • Cách xử lý:

  • Cấp quyền ghi âm

  • Thử lại bằng thiết bị khác

Tình huống 4: Không tua/lùi được khi nghe văn bản

  • Nguyên nhân:

  • Bản đọc đang xử lý hoặc bộ nhớ đệm chưa cập nhật

  • Cách xử lý:

  • Chờ vài giây rồi thử lại

  • Giảm tốc độ đọc nếu hệ thống phản hồi chậm